KI: Ohne solides Fundament droht die Enttäuschung

Der Druck auf Unternehmen, künstliche Intelligenz einzusetzen, ist schon seit Jahren groß. Von Medien, Marketingagenturen und Unternehmensberatern wird immer wieder der Eindruck erweckt, dass selbst der kleinste Kiosk bereits abgehängt ist, wenn er noch nicht auf KI setzt. Sobald Unternehmensleitungen sich jedoch genötigt fühlen, loszulegen und in entsprechende Technologien zu investieren, ist die Enttäuschung oft groß. Die Zeit- und Kostenersparnisse stellen sich nicht ein, die Mitarbeitenden sind irritiert. „Der Grund ist nicht die KI“, sagt Marc Lübbers, Geschäftsführer des Bremer Unternehmens Tauwerk IT. „Der Grund ist das, was darunter liegt. Oder eben nicht darunter liegt.“

Die gewünschten Ergebnisse stellen sich laut Lübbers nicht ein, wenn das Fundament für den KI-Einsatz nicht gelegt wurde: klare Strukturen und gut durchdachte Arbeitsabläufe. „Wer seine Prozesse dokumentiert hat, für den wird KI zum Hebel. Wer das nicht hat, für den wird sie zum teuren Beschleuniger des Durcheinanders.“

Teure Fehlversuche

In den vergangenen zwölf Monaten habe er mit mehr als 20 inhabergeführten Mittelständlern in Norddeutschland über KI gesprochen, berichtet Lübbers. „Bauunternehmer, Logistiker, Handwerksbetriebe, Beratungshäuser. Die Mehrheit hat investiert. Die Mehrheit ist enttäuscht.“

Ein Geschäftsführer aus dem Großhandel habe ihm gesagt: „Wir haben Copilot für das ganze Team gekauft. Niemand benutzt es richtig. Jeder schreibt seine eigenen Prompts. Die Ergebnisse sind so unterschiedlich, dass wir am Ende alles selbst nachschreiben.“

Ein Geschäftsführer aus der Logistik-Branche habe eine KI-gestützte Angebotserstellung eingeführt. „Nach drei Monaten musste er sie abschalten. Die Angebote waren formal sauber. Sie passten nur nicht zu seinem Unternehmen. Weil seine Tonalität nirgendwo dokumentiert war. Weil seine Kalkulationsphilosophie nur in seinem Kopf existierte. Die KI hat ihm geliefert, was sie konnte. Es war nicht genug.“

Vier wichtige Schritte vor der KI-Einführung

Voraussetzung für den erfolgreichen KI-Einsatz sei ein klares, gut dokumentiertes System. „Wir nennen es bei uns EQS – Erfolgs-Qualitäts-System. Andere nennen es QM, ISO 9001, Prozesshandbuch. Der Name ist nicht entscheidend. Entscheidend ist, was drinsteht und ob es gelebt wird.“

Dieses System basiere auf vier Bausteinen:

• Der Zweck der Existenz. Warum gibt es das Unternehmen? Nicht als Marketing-Slogan, sondern als Entscheidungsgrundlage.
• Dokumentierte Prozesse, damit die KI die gewünschten Abläufe kennt und berücksichtigen kann.
• Klar definierte Spielregeln, an die sich auch die KI halten muss, zum Beispiel in der Kommunikation.
• Rückwärtscontrolling. „Wir prüfen nicht nur, was rauskommt, sondern ob die
  Prozesse wirklich wirken“, so Lübbers. „Ohne diese Schleife skaliert die KI nicht Qualität,
  sondern Fehler.“

Keine Halluzinationen, sondern korrekte Auskünfte

Tauwerk IT setzt KI für Aufgaben wie das Verbesserungsmanagement, automatisierte Aufgabenüberwachung, Dokumentenanalyse und die Vorbereitung von Kundengesprächen ein. Als Beispiel nennt Lübbers die Verknüpfung des kompletten Qualitätssystems mit einem Chatbot. Jeder Mitarbeiter könne in natürlicher Sprache Fragen an das System stellen: Wie läuft Phase 3 ab? Wer ist Prozessverantwortlicher für Lizenzüberwachung? „Das System antwortet aus der dokumentierten Wahrheit des Hauses“, so Lübbers. „Der externe ISO-Auditor hat diese Verknüpfung im Bericht 2025 ausdrücklich als positiven Punkt hervorgehoben.“

Ein Qualitätssystem aufzubauen, dauere Jahre, sagt er, aber es sei unvermeidlich. Sein Fazit: „Der Bremer Mittelstand muss bei KI nicht zuerst schneller werden. Er muss zuerst sortiert sein. Dann wird er schnell.“

tauwerk-it.de

Bild oben:
Marc Lübbers, Geschäftsführer von Tauwerk IT.
Foto: Tauwerk