Die Zahl der der Instrumente und technischen Hilfsmittel für das Projektmanagement ist fast unüberschaubar. Prof. Helga Meyer und Dr. Thor Möller haben einige Tipps zusammengefasst.
Vor der Auswahl der passenden Hilfsmittel sollten zunächst drei zentrale Fragen beantwortet werden, erklärt Prof. Meyer:
- Was soll im Projekt erreicht werden – und warum? Mögliche Tools: z. B. Business Case, Projektauftrag, Product Backlog
- Wer sind die Akteure (Stakeholder)? Welche gegenseitigen Erwartungen und Verpflichtungen (Rollen) sind relevant? Tools: z. B. RACI Chart
- Wie soll das Ziel erreicht werden („To dos“)? Tools: z. B. Projektstrukturplan, Sprintplanung, agil oder klassisch
„Die Fragen – und die Antwort darauf – sind aus meiner Sicht das wichtigste“, so Meyer. „Welches Tool oder wie es konkret benannt wird, ist dann zweitrangig und oft auch firmenspezifisch.“
Nicht mehr als fünf Tools einsetzen
Auch Dr. Möller rät zunächst zum Nachdenken – es gelte, als Erstes das Projektdesign festzulegen. „Mit welchem grundsätzlichen Ansatz gehe ich heran – klassisch, agil oder hybrid? Dazu muss ich die passenden Werkzeuge finden. Großer Praxistipp: Nicht mehr als fünf. Lieber weniger – und die konsequent nutzen.“
Besonders wichtig findet er eine saubere Zielsetzung und ein fundiertes Stakeholder-Management. Die Interessengruppen gut zu managen sei unverzichtbar. Unterschätzt werden außerdem das Chancen- und Risikenmanagement. „Wir müssen auch die Chancen gut analysieren, damit wir sie erkennen und packen, wenn sie den Kopf recken. Oft kommen sie nämlich, wenn man gerade keine Zeit hat.“
Einer seiner persönlichen Favoriten ist darüber hinaus die Wertschöpfungsanalyse („Earned-Value-Analyse“) für das Projekt-Controlling.
Weitere Ressourcen:
Kostenloses Ebook: Projektleiter/in
www.pm-experten.de/downloads/e-book_Projektleiter-in_Leitfaden%20Projektmanagement_2Aufl_2020.pdf
Buch/Ebook: Projektmanagement – Von der Definition über die Projektplanung zum erfolgreichen Abschluss
link.springer.com/book/10.1007/978-3-658-07569-9
Studie zur Ermittlung evidenzbasierter und relevanz-orientierter Erfolgsfaktoren des Projektmanagements
www.erfolgsfaktoren-projektmanagement.de
GPM-Broschüre: Ergänzung und Veränderung von Erfolgsfaktoren im Projektmanagementbei zunehmender Internationalisierung
www.gpm-ipma.de/fileadmin/user_upload/GPM/Know-How/Studie_Erfolgsfaktoren.pdf